Even los van de inhoud

Voor Marieke geldt vooral: ze houdt zich bezig met alles wat juist niet specialistisch is, zodat de vergunningverleners hun handen vrij hebben. Zo kreeg ze via-via een vraag op haar bordje van een Dordtse buurtvereniging.

“Het ging om een braakliggend terrein aan de Noordendijk in Dordrecht. Daar stonden scholen op en er komt uiteindelijk nieuwbouw. Maar het zou wel een flinke tijd braakliggen. Om overlast op dit terrein te voorkomen, vroeg de gemeente aan de buurtvereniging om ideeën. Nou, dat is een héle enthousiaste buurtvereniging. Dus die had gelijk allemaal plannen en hele tekeningen en zo. Maar de gemeente had zelf ook plannen. Wat doe je dan? Mijn collega moet uiteindelijk wel een goede vergunning kunnen schrijven, rekening houdend met al die belangen.”

“De buurtvereniging wilde dat mensen gingen wonen op dat terrein. Dat is de beste manier om daar overlast tegen te gaan, want dan heb je dag en nacht sociale controle. En ze wilden niet zomaar woningen. Het moesten Tiny Houses worden. Daar hadden ze een heel uitgebreid plan omheen bedacht.”

Een mooi plan, maar wel met de nodige uitdagingen.

“Bij zulke grootse plannen, moet je vooral goed samenwerken en je in elkaar verdiepen.” Ze vertelde bijvoorbeeld aan de buurtvereniging hoe een gemeente werkt. “Het terrein had niet de bestemming ‘wonen’. Dus als je de vraagt stelt: ‘mag je hier huizen bouwen?’, dan wordt dat lastig. Maar als je vooral de sociale kant van het verhaal benadrukt, kan het anders zijn. Als je de juiste mensen achter jouw plan krijgt, heb je veel meer kans van slagen.” Met dit advies op zak ging de buurtvereniging aan de slag. Makkelijk was het niet, maar uiteindelijk kwamen gemeente, de buurtvereniging en wij eruit. Het grootse plan ging door.

Dan nog is het complex in de uitvoering. “Die Tiny Houses moeten natuurlijk aan het bouwbesluit voldoen. Maar zij wisten pas tijdens het bouwen hoe de woning eruit zou gaan zien. In de vergunningenwereld kan dat helemaal niet. Je moet gewoon uiterlijk acht weken voordat je gaat bouwen een vergunning aanvragen waarin precies staat hoe het eruit gaat zien. Toch hebben onze vergunningverleners dat voor elkaar gekregen, door de juiste voorwaarden op te nemen in de vergunning zodat het toch veilig kan.”

Beren op de weg zijn er vaak in haar werk. Bijvoorbeeld het aanpassen van de standaardbriefsjablonen. “Ik ben een van de acht schrijfcoaches bij OZHZ. In die rol willen wij onze collega’s helpen om helder te schrijven. Mij en de andere coaches viel al snel op dat twee derde van de meeste brieven bestaat uit standaardteksten. Dan kunnen we wel feedback geven, maar daar heeft de schrijver dan niets aan. Dus: die standaardteksten moeten herschreven.”

“Nou, dat ging niet vanzelf. Want: hebben we die uren wel? En: we gaan werken met een nieuw systeem, kunnen we niet beter daarop wachten? En: we krijgen de Omgevingswet, kunnen we daar ook niet even op wachten? Uiteindelijk wordt besloten: we gaan het niet doen.”

“Dan kijken we elkaar als coaches echt wel even aan: dit laten we toch niet een jaar gewoon liggen? De schrijfwijzer met afspraken voor helder schrijven is vastgesteld door de directie. Daar moeten we dan toch iets mee? En dan verandert het verhaal wel, als je maar doorvraagt. Inmiddels liggen de nieuwe sjablonen voor bouwzaken er. Mijn collega’s van inspectie zijn ook druk met en vergelijkbaar project.”

Is er ruimte voor vernieuwing bij OZHZ? Meestal ervaart Marieke dit wel zo. Ze sluit nog af met een voorbeeld waar veel collega’s hard aan gewerkt hebben: de ‘vergunning in een dag’. “Normaal gesproken heb je acht weken voor het verlenen van een vergunning. Dat mag je nog eens verlengen met zes weken. Als je niet alle stukken hebt, staat de tijd ook even stil. Dus in het ergste geval wordt het een proces van maanden. Maar we hebben ook een paar vergunningen die vrij makkelijk zijn. Dakkapelletjes, opbouwtjes, aanbouwtjes. Toen dachten we: wat als we het nu eens vergelijken met een lopende band?”

“Misschien niet helemaal eerlijk, maar laten we het eens proberen. Een adviseur heeft vaak twee weken voor een aanvraag. Maar een advies schrijven kost geen twee weken. Daar ben je misschien twee keer een uur mee bezig. Dus waarom zou je dat zo lang laten liggen?” Op die manier keken we  naar iedere taak in het proces van de wat minder ingewikkelde vergunningen. Daardoor lukt het nu vaak om in één dag zo’n vergunning te behandelen. “Het loopt als een trein. Dat is een heel mooi voorbeeld van hoe we het onszelf makkelijker maken. Maar ook de gemeente. En zeker ook de burger!”